Voordat wij een incassoprocedure kunnen starten hebben wij een aantal gegevens nodig:
- de factuur
De factuur is altijd het startpunt van de incassoprocedure. Voor dit bedrag gaan wij jouw klant aanspreken tot betaling. - contactgegevens van je klant
Om de klant te kunnen aanspreken tot betaling hebben wij de contactgegevens van de klant nodig. Naam en adressering staan vaak al op de factuur. Daarnaast ontvangen wij graag telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen), zodat wij jouw klant ook langs die weg kunnen benaderen. Is het een zakelijke klant? Dan ontvangen wij ook graag het KvK-nummer van de klant. - jouw contactgegevens
We moeten natuurlijk weten voor wie we geld moeten incasseren. Jouw gegevens staan vaak allemaal al op de factuur. Mocht er iets ontbreken of wil je onze e-mailberichten liever op een ander adres ontvangen, dan horen wij dit graag! - het openstaande bedrag
Soms betaalt jouw klant een deel van de factuur. Wij ontvangen dan graag een specificatie van de openstaande factu(u)r(en) en de betalingen, zodat wij de klant voor het juiste bedrag aanspreken én de juiste kosten en rente voor jou incasseren. - relevante feiten
Heeft jouw klant de vordering betwist en verweer gevoerd? Dan ontvangen wij graag de brieven en e-mails die hierover gaan, zodat wij je klant meteen kunnen antwoorden wanneer hij een reactie stuurt. - veertiendagenbrief (bij vorderingen van consumenten)
Als jouw klant een consument is, ben je wettelijk verplicht hem eerst een ‘veertiendagenbrief’ te sturen. Dit is een laatste waarschuwing – nog zonder kosten – waarin je de klant waarschuwt en aankondigt dat je anders incassokosten in rekening brengt. Wij ontvangen graag een kopie van deze brief.
Heb je deze nog niet verstuurd?
Download deze brief als je de btw kunt verrekenen.
Download deze brief als je de btw niet kunt verrekenen.
Weet je niet welke brief je nodig hebt? Neem contact met ons op!
Uiteraard kunnen wij deze brief voor jou versturen. In dat geval zijn daar voor jou kosten aan verbonden, wanneer de klant na ontvangst van deze brief binnen de termijn betaalt.